THỦ TỤC XIN WORK PERMIT CHO NGƯỜI NƯỚC NGOÀI THEO NGHỊ ĐỊNH MỚI NHẤT 2026

Thứ 4, 02/09/26

Work Permit (Giấy phép lao động) là một trong những giấy tờ quan trọng nhất đối với người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Tuy nhiên, đây cũng là thủ tục khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn bởi hồ sơ không chỉ liên quan đến người lao động mà còn phụ thuộc vào vị trí công việc, hình thức làm việc, bằng cấp, kinh nghiệm, giấy tờ nước ngoài và thời điểm nộp hồ sơ.

Đặc biệt trong năm 2026, thủ tục hành chính đang được đẩy mạnh theo hướng số hóa, phân cấp và khai thác dữ liệu dùng chung. Doanh nghiệp vì vậy không chỉ cần chuẩn bị đủ hồ sơ mà còn phải hiểu đúng quy định hiện hành để tránh tình trạng hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc phải thực hiện lại thủ tục. Quy định hiện hành cũng cho phép thực hiện hồ sơ trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Vậy người nước ngoài nào phải xin Work Permit? Hồ sơ cần những gì? Khi nào có thể gia hạn thay vì xin mới? Thời gian xử lý bao lâu? Và những trường hợp nào được miễn giấy phép lao động? Hãy cùng Visa5s.com tìm hiểu chi tiết thủ tục xin Work Permit cho người nước ngoài tại Việt Nam theo nghị định 219/2025/NĐ-CP cùng những căn cứ pháp lý mới nhất năm 2026.

NGƯỜI NƯỚC NGOÀI LÀM VIỆC TẠI VIỆT NAM CẦN ĐÁP ỨNG TIÊU CHÍ NÀO ĐỂ XIN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG (WORK PERMIT)?

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam được phân loại theo vị trí công việc, gồm:

Nhà quản lý;
Giám đốc điều hành;
Chuyên gia;
Lao động kỹ thuật.

Đây là 4 nhóm vị trí chính được sử dụng để xác định điều kiện cấp Work Permit.

Vị trí công việc	Điều kiện để được xác định
Nhà quản lý	Là người quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp; hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo quy định pháp luật.
Giám đốc điều hành	Giám đốc điều hành có thể là: Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp; hoặc Người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp với vị trí dự kiến làm việc tại Việt Nam.
Chuyên gia – trường hợp thông thường	Có bằng đại học trở lên hoặc tương đương. Có it nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc dự kiến.
Chuyên gia – lĩnh vực ưu tiên	Có bằng đại học trở lên trong chuyên ngành được đào tạo, áp dụng đối với một số lĩnh vực như tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia và các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế - xã hội. Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc dự kiến.
Lao động kỹ thuật – trường hợp 1	Được đào tạo ít nhất 1 năm trong lĩnh vực kỹ thuật hoặc chuyên ngành phù hợp. Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến.
Lao động kỹ thuật – trường hợp 2	Có kinh nghiệm thực tế phù hợp với vị trí công việc dự kiến tại Việt Nam. Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến.

Lưu ý: Không phải người nước ngoài nào làm việc tại Việt Nam cũng phải xin Work Permit

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhiều trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Ví dụ đáng chú ý gồm người nước ngoài là chủ sở hữu/thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty TNHH hoặc Chủ tịch/Thành viên HĐQT của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.

Ngoài ra, trường hợp nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm thuộc nhóm không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp Work Permit nhưng phải thực hiện thủ tục thông báo theo quy định.

Do đó, trước khi chuẩn bị hồ sơ Work Permit, doanh nghiệp nên xác định trước người lao động thuộc diện phải xin giấy phép lao động hay thuộc diện miễn giấy phép lao động.

THÀNH PHẦN HỒ SƠ XIN CẤP MỚI, CẤP LẠI, GIA HẠN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG (WORK PERMIT) CHO NGƯỜI NƯỚC NGOÀI

► Hồ sơ cấp mới Work Permit

Về cơ bản, hồ sơ cấp mới gồm:

STT	Thành phần hồ sơ	Ghi chú
1	Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp Work Permit – Mẫu số 03	Do người sử dụng lao động chuẩn bị
2	Giấy khám sức khỏe	Do cơ sở đủ điều kiện khám sức khỏe tại Việt Nam cấp
3	Hộ chiếu còn thời hạn	Bản scan tất cả các trang
4	Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không thuộc các trường hợp bị loại trừ	Được cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, được cấp tại Việt Nam hoặc nước ngoài. Nếu được cấp tại nước ngoài, phiếu Lý lịch tư pháp này cần phải làm hợp pháp lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt theo quy định.
5	02 ảnh màu 4x6 cm	Phông nền trắng
6	Giấy tờ chứng minh vị trí công việc	Tùy từng vị trí, doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ tương ứng. Đối với nhà quản lý: Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh chức danh quản lý hoặc quyết định bổ nhiệm/điều động + Giấy phép đăng ký kinh doanh. Đối với giám đốc điều hành: có thể sử dụng giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh, điều lệ công ty hoặc văn bản về cơ cấu tổ chức kèm giấy tờ chứng minh kinh nghiệm phù hợp. Đối với chuyên gia: Bằng đại học trở lên và Văn bản xác nhận kinh nghiệm của người sử dụng lao động nước ngoài (ít nhất 2 năm kinh nghiệm). Đối với lao động kỹ thuật: có thể sử dụng văn bằng/chứng chỉ chứng minh được đào tạo ít nhất 1 năm kèm xác nhận kinh nghiệm với ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến; hoặc văn bản xác nhận kinh nghiệm với ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến.
7	Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc	Tùy trường hợp
Lưu ý: Tất cả các hồ sơ, tài liệu được cấp tại nước ngoài đều phải làm hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam.

► Hồ sơ cấp lại Work Permit

Cấp lại Work Permit được áp dụng khi giấy phép còn thời hạn nhưng bị mất, hư hỏng hoặc có thay đổi một số thông tin như:

Họ và tên;
Quốc tịch;
Số hộ chiếu;
Tên người sử dụng lao động nhưng không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động.

Hồ sơ gồm:

Thành phần hồ sơ	Hướng dẫn chuẩn bị
Văn bản đề nghị xin Cấp lại Giấy phép lao động	Mẫu số 03
Ảnh chân dung	02 ảnh màu 4x6 cm
Giấy tờ chứng minh thay đổi nội dung trên Giấy phép lao động	Nếu có thay đổi thông tin
Work Permit cũ	Nộp bản còn thời hạn, trừ trường hợp bị mất

Thời gian giải quyết theo Nghị định 219 là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

► Hồ sơ gia hạn Work Permit

Hồ sơ gia hạn gồm:

STT	Thành phần hồ sơ	Ghi chú
1	Văn bản đề nghị gia hạn Work Permit – Mẫu số 03	Do người sử dụng lao động chuẩn bị
2	Giấy khám sức khỏe	Do cơ sở đủ điều kiện khám sức khỏe tại Việt Nam cấp
3	Hộ chiếu còn thời hạn	Bản scan tất cả các trang
4	02 ảnh màu 4x6 cm	Phông nền trắng
5	Work Permit còn thời hạn	Bản gốc
6	Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc	Nếu thuộc trường hợp phải chứng minh

Theo quy định, Work Permit chỉ được gia hạn một lần, với thời hạn tối đa 02 năm. Sau khi đã gia hạn một lần, nếu người lao động tiếp tục làm việc cho cùng người sử dụng lao động, cùng vị trí và cùng lĩnh vực, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp Work Permit mới theo quy định.

Đặc biệt, hồ sơ gia hạn cần được chuẩn bị trong khoảng thời gian từ ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày Work Permit hết hạn.

► Hồ sơ cho một số trường hợp đặc biệt

Không phải tất cả hồ sơ Work Permit đều giống nhau. Dưới đây là một vài trường hợp đặc biệt thường gặp cần phải nộp thêm các hồ sơ bổ sung khác:

Trường hợp đặc biệt	Hồ sơ bổ sung cần chuẩn bị
Người lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp	Quyết định bổ nhiệm của người sử dụng lao động nước ngoài cử người lao động sang Việt Nam và xác nhận người lao động đã được tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc.
Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng	Hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài cùng giấy tờ chứng minh người lao động đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam ít nhất 24 tháng.
Chủ tịch HĐQT/Thành viên HĐQT công ty cổ phần	Giấy tờ chứng minh chức danh và tư cách quản lý tại doanh nghiệp.
Chủ sở hữu/Thành viên công ty TNHH có phần vốn góp dưới 3 tỷ đồng	Giấy tờ chứng minh tư cách chủ sở hữu/thành viên và chức danh quản lý (nếu có).

THỦ TỤC THỰC HIỆN VIỆC XIN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG (WORK PERMIT) CHO NGƯỜI NƯỚC NGOÀI

Quy trình đầy đủ để xin Giấy phép lao động tại Việt Nam	Chi tiết từng bước trong quy trình cấp Giấy phép lao động tại Việt Nam
Bước 1: Đăng tuyển dụng	Áp dụng bắt buộc đối với: + Các vị trí làm việc theo hợp đồng lao động; + Người nước ngoài tham gia thực hiện dự án hoặc hợp đồng tại Việt Nam; + Người làm việc cho cơ quan đại diện ngoại giao hoặc tổ chức nước ngoài tại Việt Nam. Thời gian thực hiện: Ít nhất 5 ngày trước khi nộp hồ sơ xin Giấy phép lao động. Nơi đăng tuyển: Trung tâm Dịch vụ việc làm TP. Hồ Chí Minh hoặc các trang web tuyển dụng được công nhận.
Bước 2: Nộp hồ sơ xin Giấy phép lao động tại Việt Nam cho người lao động nước ngoài	Yêu cầu chính: + Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo danh mục yêu cầu; + Hình thức nộp hồ sơ: Trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, bên cạnh hình thức trực tiếp, bưu chính hoặc thông qua ủy quyền/dịch vụ theo quy định. + Thời gian được phép nộp hồ sơ: nộp trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến người lao động bắt đầu làm việc. Thời gian xử lý: 10 ngày làm việc (không tính ngày nộp hồ sơ). Nếu không chấp thuận/không cấp sẽ có văn bản nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc. Cơ quan có thẩm quyền: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (hoặc cơ quan được phân cấp như Sở Nội vụ) nơi có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện của người sử dụng lao động. Làm việc tại nhiều tỉnh/thành phố: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính có thẩm quyền cấp giấy phép. Phân cấp thực hiện: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có quyền quyết định phân cấp cho cơ quan có thẩm quyền trực thuộc giải quyết thủ tục này tại địa phương

LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI XIN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG (WORK PERMIT) CHO NGƯỜI NƯỚC NGOÀI

Kiểm tra vị trí công việc trước khi làm hồ sơ: Hãy xác định trước người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật để chuẩn bị hồ sơ sao cho phù hợp.
Bằng cấp và kinh nghiệm phải phù hợp với vị trí: Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ Work Permit phát sinh vấn đề. Ví dụ, không chỉ cần có bằng đại học mà đối với trường hợp chuyên gia, hồ sơ còn phải chứng minh kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến làm việc.
Giấy tờ nước ngoài có thể phải hợp pháp hóa lãnh sự: Các giấy tờ được cấp ở nước ngoài trong hồ sơ Work Permit về nguyên tắc phải hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật. Sau đó, giấy tờ đã hợp pháp hóa phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định. Đây thường là bước mất nhiều thời gian nhất, đặc biệt đối với hồ sơ phải thực hiện tại nhiều cơ quan ở nước ngoài.
Đừng chờ Work Permit hết hạn mới làm gia hạn: Hồ sơ gia hạn phải được nộp trong khoảng 10–45 ngày trước ngày hết hạn. Nếu bỏ lỡ thời gian này, doanh nghiệp có thể không còn đủ điều kiện để xử lý theo thủ tục gia hạn và phải xem xét phương án cấp mới phù hợp.
Work Permit chỉ có thời hạn tối đa 02 năm: Thời hạn thực tế phụ thuộc vào các căn cứ liên quan như thời hạn hợp đồng lao động, văn bản cử người lao động sang Việt Nam, hợp đồng/thỏa thuận giữa các bên hoặc các giấy tờ liên quan khác, nhưng không quá 02 năm.
Work Permit phải phù hợp với công việc thực tế: Người lao động nước ngoài cần làm việc đúng với các nội dung được ghi nhận trong Work Permit/giấy xác nhận thuộc diện miễn. Việc sử dụng người lao động không đúng nội dung giấy phép có thể dẫn đến rủi ro xử phạt. Nghị định 282/2026/NĐ-CP cũng đã quy định các mức xử phạt liên quan đến việc sử dụng lao động nước ngoài không đúng nội dung giấy phép.

WORK PERMIT 2026: ĐỪNG CHỈ “ĐỦ HỒ SƠ”, HÃY CHUẨN BỊ ĐÚNG HỒ SƠ

Thủ tục Work Permit cho người nước ngoài nhìn qua có vẻ đơn giản: chuẩn bị hồ sơ → nộp hồ sơ → nhận giấy phép lao động. Nhưng trên thực tế, một bộ hồ sơ có thể phát sinh nhiều vấn đề từ việc xác định sai vị trí công việc, không chứng minh được kinh nghiệm, giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hóa lãnh sự, giấy khám sức khỏe không đáp ứng yêu cầu hoặc nộp hồ sơ không đúng thời điểm.

Đặc biệt, quy định về lao động nước ngoài đang tiếp tục được cập nhật trong năm 2026. Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị tuyển dụng người nước ngoài cần xin cấp mới hoặc gia hạn Work Permit thì Visa5s.com có thể hỗ trợ kiểm tra điều kiện, rà soát hồ sơ, và hỗ trợ tư vấn thủ tục Work Permit theo từng trường hợp cụ thể.

👉 Liên hệ Visa5s.com để được tư vấn thủ tục Work Permit cho người nước ngoài tại Việt Nam.

CÁC THÔNG TIN KHÁC LIÊN QUAN ĐẾN VISA VIỆT NAM, THẺ TẠM TRÚ & GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG CHO NGƯỜI NƯỚC NGOÀI

www.visa5s.com | www.ditravel.vn

Tin Tức

THỦ TỤC XIN WORK PERMIT CHO NGƯỜI NƯỚC NGOÀI THEO NGHỊ ĐỊNH MỚI NHẤT 2026

Chúng tôi có thể giúp ?

FAQs