Cũng giống như xin visa Nhật Bản công tác ngắn hạn thì một trong những yêu cầu quan trọng nhất là người thân hoặc người mời bên phía Nhật Bản phải đáp ứng các điều kiện về chứng minh thu nhập và phải là công dân Nhật Bản thì mới có đủ điều kiện để phát hành hồ sơ thư mời, thư bảo lãnh theo đúng qui định của Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản. Bên cạnh đó cũng cần lưu ý về nơi nộp hồ sơ cho phù hợp, đối với cá nhân có hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú ở các tỉnh sau có thể nộp hồ sơ tại Tổng Lãnh sự quán Thành phố Hồ Chí Minh: Đắk Lắk, Phú Yên, Khánh Hòa, Ninh Thuận, Bình Dương, Đồng Nai, Bình Thuận, Long An, Hồ Chí Minh, Bà Rịa - Vũng Tàu, Tiền Giang, Cần Thơ, Hậu Giang, Vĩnh Long, Bến Tre, Trà Vinh, Bạc Liêu, Cà Mau. Cá nhân cư trú tại các tỉnh từ Gia Lai, Bình Định trở ra Bắc phải nộp hồ sơ tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội.